Главная Инвестиции Тайм-менеджмент как способ повышения личной эффективности работников. Корпоративный тайм-менеджмент: цели и технологии Необходимость корпоративного внедрения тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент как способ повышения личной эффективности работников. Корпоративный тайм-менеджмент: цели и технологии Необходимость корпоративного внедрения тайм-менеджмента

ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ
МАЛЫЙ И СРЕДНИЙ БИЗНЕС
ЭФФЕКТИВНОСТЬ

В статье представлен проект мероприятий по внедрению инструментов Тайм-менеджмента для предприятия малого и среднего бизнеса. Данный опыт может быть интересен малым и средним предприятиям Самарской области для повышения их эффективности и конкурентоспособности в современных условиях.

Опыт внедрения системы бюджетирования в российских компаниях
Проектное управление как эффективный механизм менеджмента
Альтернативные методы в оценке эффективности инвестиционных проектов
Неформальное лидерство как феномен в системе управления

В настоящее время для предприятий РФ крайне остро стоит вопрос повышения эффективности работы и улучшения качества выпускаемой продукции. Для осуществления успешной коммерческой деятельности в условиях нестабильной рыночной конъюнктуры вопросы повышения эффективности и повышения конкурентоспособности выступают на первый план.

Все большего внимания и ресурсов руководителей российских предприятий требуют проблемы, связанные с современными тенденциями развития мировой экономики. В условиях высокой конкуренции и глобализации производства и сбыта успех определяется качеством менеджмента, или способностью системы управления удовлетворять потребности операционной деятельности, формировать условия и ресурсы развития .

Предприятия малого и среднего бизнеса менее защищены от колебаний рынка, кризисов, последствий санкций, колебаний курсов валют и нестабильности мировой экономики, на них нет громоздких оргструктур, и сотрудникам часто приходится заниматься и текущей, и проектной деятельностью, и развитием одновременно.

Для Самарской области повышение эффективности предприятий малого и среднего бизнеса является насущной проблемой. Значительное снижение эффективности работы предприятий происходит не в последнюю очередь из-за формального внедрения современных подходов и методов управления, таких как СМК, Бережливое производство, процессный подход при наличии сложных и запутанных организационных структур .

Одним из путей повышения эффективности деятельности, как сотрудников, так и руководителей, и предприятий в целом является внедрение инструментов Тайм-менеджмента. Эти инструменты повышают эффективность работы сотрудников и руководителей на 20-50% и, как следствие, приводят к росту эффективности работы предприятий и повышению их конкурентоспособности.

Преимущество внедрения инструментов Тайм-менеджмента заключается в том, что их внедрение даёт быстрый эффект, не требует значительных затрат на внедрение, они просты и понятны любому сотруднику. Кроме того, инструменты Тайм-менеджмента совместимы с любыми другими методами менеджмента (Бережливое производство, СМК, электронный документооборот, «6 сигм» и другими) и значительно повышают их эффективность .

Внедрение инструментов Тайм-менеджмента позволяет сотрудникам предприятий :

улучшить процесс планирования, уменьшить количество проблем (в том числе системных),
больше времени уделить работе по улучшениям,
повысить скорость решения проблем и исключить их повторное появление,
значительно сократить время на поиск документов,
расставить верные приоритеты в делах,
повысить эффективность проведения совещаний и использования баз данных,
повысить удовлетворённость потребителя и конкурентоспособность предприятия.

Пошаговый алгоритм по внедрению инструментов Тайм-менеджмента, разработанный автором в рамках дипломного проектирования и внедренный в деятельность нескольких малых предприятий Самарской области, включает в себя следующие этапы:

Определены приоритеты в развитии бизнеса – проведён анализ текущего состояния бизнеса, текущих и будущих слабых мест, анализ распределения ресурсов, краткосрочных, среднесрочных и долгосрочных целей.
Определены потери времени, которые существуют на предприятии. Описано текущее состояние по потерям времени, а также состояние, к которому нужно стремиться.
Разработана программа по внедрению инструментов Тайм-менеджмента.
Проведено внедрение инструментов Тайм-менеджмента.

Данный проект реализовывался по шагам:

Шаг 1 Была изучена информация о предприятии

Ключевые ценности предприятия
Стратегические и тактические цели
Направления деятельности
Политика и цели в области качества
Организационная структура предприятия

Шаг 2 Проведён анализ деятельности предприятия

Анализ внешней среды

Анализ внешней среды предприятия необходим, чтобы оценить условия, в которых находится и работает предприятие. Это позволяет выявить факторы, которые влияют на деятельность компании. По результатам анализа разрабатываются рекомендации по использованию возможностей и минимизации угроз внешней среды. Для анализа внешней среды необходима оценка потребителей, поставщиков, конкурентов и всей отрасли производства на сегодняшний день .

Анализ внутренней среды

Анализ внутренней среды предприятия необходим, чтобы оценить работу предприятия и его текущее состояние, это позволит проанализировать возможности компании и определить, к какому состоянию необходимо стремиться . По результатам анализа разрабатываются рекомендации, внедряются инструменты и методы для повышения эффективности работы предприятия. Для анализа внутренней среды необходима оценка технологий, продукции, оборудования, персонала и системы менеджмента качества предприятия.

Шаг 3 Проведён SWOT-анализ

По результатам анализа внешней и внутренней среды составлена матрица SWOT-анализа, представленная в таблице 1.

Таблица 1 SWOT-анализ

Сильные стороны	Слабые стороны
Наличие долгосрочных целей Внедрена СМК в соответствии с требованиями ISO-9001 в зарубежном органе по сертификации Стабильно работающее оборудование Внедряется Бережливое производство и спец. Методы СМК (SPC, MSA, PPAP, FMEA, APQP) Хорошая логистика (промкомзона) Проведение бенчмаркинга внешнего и внутреннего Внедрение проектного подхода Внедрение электронного документа оборота Компетентный персонал. Наличие системы мотивации. Низкая текучесть кадров Развитие корпоративной культуры Полный цикл производства узлов Высокая доля добавленной стоимости Привлекательность для совместных и зарубежных автосборочных заводов, и поставщиков 1-ого уровня	Сокращение объемов заказов Зависимость от колебаний курса валют Рост себестоимости продукции из-за увеличения затрат на энергоносители Увеличение сроков платежей в автопроме (поставщики АВТОВАЗа) Большая часть заказов по одному потребителю (АВТОВАЗ) Существенные колебания объема заказов в течение месяца
Возможности
Возможность получения прямых контрактов с автосборочными заводами и поставщиками 1-ого уровня Выполнение требований перспективных потребителей по качеству и эффективности Привлекательность для перспективных потребителей по логистике Возможность отвечать перед потребителем за модуль (узел в сборе)	Риск задержки платежей Сокращение объемов в случае проблем у основного потребителя (АВТОВАЗ) Сокращение номенклатуры и объемов при снятии с производства морально устаревших моделей ВАЗ Сокращение объемов при падении продаж легковых автомобилей (кризис в отрасли или сезонное падение продаж) Увеличение запасов, срыв графика поставок, снижение эффективности процессов

По результатам анализа деятельности предприятия, стратегических целей, внешней и внутренней среды и SWOT-анализа в проекте были сделаны выводы, что для предприятия актуальным является внедрение Тайм-менеджмента, как личного ТМ сотрудников, так и корпоративного ТМ , что позволит:

сделать работу сотрудников более эффективной,
увеличить номенклатуру по новым изделиям без увеличения штата сотрудников,
перейти от состояния «как есть» к состоянию «как должно быть» по повышению эффективности и устранению потерь.

Шаг 4. В ходе проведения работ на предприятиях была разработана программа по внедрению ТМ, в помощью которой можно оптимизировать временные ресурсы и с небольшими затратами добиться значительных результатов в повышении эффективности предприятия .

Проведён анализ потерь времени и актуальности внедрения Тайм-менеджмента.

Для определения потерь времени и актуальности внедрения Тайм-менеджмента были выбраны основные направления оценки предприятия и проведено анкетирование. Вывод по анкетированию (пример малого предприятия в г. Тольятти) представлен в таблице 2 и на рисунке 1

Таблица 2. Выводы по анкетированию

Направления	Текущие показатели	К чему стремится
Система планирования
Контроль выполнения поручений
Контроль мероприятий по проектам
Визуальное управление в офисе (в ПК и на бумаге) в том числе по проектам
Система быстрого решения проблем в цехе и в офисе
Потери в офисе (5S на рабочих местах, отсутствие ответственности, просроченные сроки проблемы в производстве)
Внедрение личных методов ТМ
Система мотиваций
Система делегирования
Наличие корпоративного ежедневника у сотрудников с разбивкой работа по проектам/важные мероприятия/текущие
Базы данных по: качеству простоям проблемам
Система аудита поиск документа за 20 с.
Электронный документооборот
Командная работа
Система эффективных совещаний и быстрого решения проблем
Система обучения персонала ТМ
Оценка внутренних потребителей
Удовлетворенность внешних потребителей

Рисунок 1 Радарный график

Шаг 5 Опрос персонала

Для выявления проблем и потерь времени на предприятии был проведен опрос персонала с целью анализа и выявления проблем времени и разработки решений по их устранению. Результаты опроса необходимо статистически обработать и определить проблемы и потери, которые будут устраняться в первую очередь.

Шаг 6 Разработка корпоративного ежедневника

Для сотрудников предприятия был разработан корпоративный ежедневник, чтобы сотрудники могли распределять свое время, больше успевать, тем самым повышая общую эффективность предприятия.

Шаг 7 Список поглотителей

Персоналу предприятия был предоставлен список поглотителей времени. С помощью этого списка, вывешенного на стенде, каждый сотрудник мог определить собственных поглотителей и выбрать способы борьбы с ними, используя методы Тайм-менеджмента.

Шаг 8 Обучение и анкетирование

По результатам обучения было проведено анкетирования сотрудников и руководителей по основным методам Тайм-менеджмента.

Персонал мог выбрать, какие методы подходят к личному Тайм-менеджменту, а какие станут корпоративными. Очень важно, чтобы методы корпоративного Тайм-менеджмента выбрали сами сотрудники, а не навязывались, таким образом эффективность и результативность от них будет гораздо выше. Результаты анкетирования представлены в таблице 3.

Таблица 3. Результаты анкетирования

		Корпоративные
Метод АВС, АБВГД, Альпы.
Матрица срочно - важно
Матрица экономично эффективно
Метод Парето
Каскадирование Целей
Сетевой график (диаграмма Ганта)
Хронометраж
Планирование через приоритеты
Правило 60/40 (планирование времени) и гибкое планирование
Группировка заданий по темам
Делегирование полномочий
Контроль и самоконтроль
Бифштекс из слона
Ежедневник
Метод чистого стола
Эффективное проведение совещаний
Метод Айви Ли
Оценка риски и ресурсы
Ориентация на конечный результат
Контроль за выполнением поручений
Планирование неделя-месяц-год
Метод 5 почему?
Дисциплинарная неделя
График приверженности
Визуализация

Съесть лягушку

По результатам анализа были выбраны методы корпоративного Тайм-менеджмента, которые были внедрены по всей организации.

Шаг 9 Подведение итогов проекта

Планируемое ранее на предприятии увеличение объёмов по новой продукции на 20% требовало принятия на работу не менее 2-х человек. По результатам внедрения инструментов и методик Тайм-Менеджмента производительность труда ИТР выросла на 10%, что позволило отказаться от приёма на работу специалиста по подготовке производства и сэкономить на затратах на заработную плату. Срок окупаемости проекта составляет около полугода.

Предлагаемый проект мероприятий по повышению эффективности деятельности предприятий малого и среднего бизнеса одобрен и внедрен руководством нескольких предприятий г. Тольятти. Данный опыт может быть интересен малым и средним предприятиям Самарской области для повышения их эффективности и конкурентоспособности в современных условиях.

Список литературы

Никитина Н.В., Корнеева Е.Н. Современные тенденции развития менеджмента [Текст] // Экономика и управление: новые вызовы и перспективы. 2011. Т. 1. № 2. С. 272-274.
Кудряшов А.В. Качество как национальная идея [Текст] / Город качества City of Quality 2007 г. – Самара: Изд-во «НТЦ», 2007. - С. 6 -11.
Дод П. 25 лучших способов и приемов тайм-менеджмента. Как делать больше, не теряя головы [Текст] / Памела Дод, Даг Сандхайм. - М.: Диля, 2012. - 128 c.
Дункан К. Ваш личный тайм-менеджмент [Текст] / К. Дункан. - Мн.: Попурри, 2012. - 224 c.
Кеннеди Д. Жесткий тайм-менеджмент. Возьмите свою жизнь под контроль [Текст] / Дэн Кеннеди. - М.: Альпина Паблишер, 2015. - 200 c.
Моргенстерн Дж. Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью [Текст] / Дж. Моргенстерн.- М.: Добрая книга, 2015. - 258 c.
Архангельский Г. Корпоративный тайм-менеджмент. Энциклопедия решений [Текст] / Глеб Архангельский. - М.: Альпина Паблишер, 2014. - 224 c.
Прентис С. Интегрированный тайм-менеджмент [Текст] / Стив Прентис. - М.: Добрая книга, 2013. - 288 c

Человеческой деятельности свойственна парадигма творческого и рационального подходов. Для оперативного достижения целей, с рациональной точки зрения, целесообразно использовать технологии эффективного целеполагания и планирования времени.

В литературе по менеджменту и психологии делового общения приводится множество методов и методологий управления временем. Все они разнятся в зависимости от социокультурной картины мира, типа личности и множества других факторов, а также от вида и характера занятости личности, ее мотивации и личной целеустремленности.

Тайм-менеджмент подразделяется на личный тайм-менеджмент, командный тайм-менеджмент и корпоративный тайм-менеджмент.

Согласно концепции Г. Архангельского, можно выделить несколько уровней управления временем:

попытка отрывочного упорядочения (записки, памятки);
попытка перспективного планирования (календари, ежедневники);
расстановка ценностных приоритетов, краткосрочное и долгосрочное стратегическое планирование.

Критерии успешного управления по Г. Архангельскому:

материализованность (все задачи должны быть вынесены на материальный носитель);
измеримость (необходимо ставить перед собой реальные сроки, неопределенности быть не должно);
системность (разумное противостояние хаосу в планировании дел);
гибкость (умение быстро реагировать на изменяющиеся обстоятельства);
целеориентированность (планирование дел в соответствии с личными целями);
приоритезированность (четкая расстановка приоритетов, отделение главного от второстепенного);
инвестиционность (необходимо постоянно "инвестировать в будущее");
контролируемость;
легкость.

"Заповеди" тайм-менеджмента по Г. Архангельскому:

1) необходимо материализовывать цели и задачи; в голове они неконтролируемы;
2) нужно управлять на основе фактов, а не мнений;
3) необходимы систематизация и структурирование работы;
4) необходимо планировать максимально гибко и просто; быстро реагировать на изменения;
5) любое действие необходимо соотносить с вкладом в достижение целей;
6) нужно постоянно делать "инвестиции" в будущее;
7) надо "ловить" удачные возможности;
8) нужно управлять рабочей нагрузкой; работать меньше, но "умнее";
9) необходим постоянный обзор делегированных задач и мониторинг их исполнения;
10) в работе помогает выработка чувства времени и чувства эффективности.

В книге "Тайм-драйв. Как успевать жить и работать" Глеб Архангельский дает несколько сегментированных рекомендаций по управлению временем и ресурсами.

Также в своей книге "Время на отдых" Г. Архангельский дает рекомендации, касающиеся организации качественного отдыха, от которого часто зависит наша общая работоспособность и "вкус к жизни". Автор рассматривает как отдых в "глобальном смысле" (отпуск), так и выходные, праздники и вечернее время в будние дни.

По мнению автора, чтобы отдохнуть вечером рабочего дня, нужно не брать работу домой, максимально "переключаться", иначе у человека создается впечатление отсутствия границ рабочего времени. Раз в неделю рекомендуется использовать "полувыходной" с максимальным переключением (поход в кино, прогулки, и т.д.). Выходные следует, вопреки распространенному мнению, тщательно планировать, чтобы не было ощущения потерянного времени. При этом желательно позаботиться об организации и оптимизации бытовой стороны жизни.

1) создайте свой ритм отпусков; не обязательно использовать 28 рабочих дней, это может быть четыре недельных отрезка;
2) заложите режим "входа" и "выхода" из отпуска – несколько дней;
3) продумывайте и праздничные дни, которые часто занимают 3–4 дня; это отличная возможность для переключения.

Особый интерес представляет матрица управления временем С. Кови (рис. 2.4). Она содержит четыре квадрата.

Рис. 2.4.

Первый квадрат – срочные и важные дела (критические ситуации, неотложные проблемы, проекты с горящим сроком исполнения).

Второй квадрат – важные и несрочные дела (профилактические действия, установление связей, поиск новых возможностей, планирование, восстановление сил).

Третий квадрат – неважные и срочные дела (посторонние разговоры и телефонные звонки, неотложные дела, встречи).

Четвертый квадрат – неважные и несрочные дела (мелочи, отнимающие время, корреспонденция, звонки, пустая трата времени).

Результат частого "пребывания" в 1-м квадрате, как правило, – стресс, самосожжение, управление в условиях кризиса. Преимущественное нахождение во 2-м квадрате подразумевает стратегическое видение, равновесие, дисциплину, контроль, редкое возникновение кризисных ситуаций. Деятельность в рамках 3-го квадрата подразумевает концентрацию на краткосрочном, управление в условиях кризиса, ощущение "невладения собой". Нахождение личности в 3-м, 4-м квадратах подразумевает полную безответственность, зависимость в основных вопросах от других лиц и организаций.

Таким образом, для повышения личной эффективности желательно не допускать длительного пребывания в 3-м, 4-м квадратах, и, по возможности, смещать всю основную деятельность ко 2-му квадрату, поскольку он связан с тем, что не является срочным, но является важным. Этот квадрат, согласно концепции С. Кови, включает в себя такую деятельность, как строительство отношений, написание личной миссии, долгосрочное планирование, упражнения, профилактика, подготовка.

"Пребывание" в 1-м, 2-м квадратах включает четыре основных вида деятельности.

Определение ролей. Первая задача заключается в том, чтобы выписать ваши основные роли.

Выбор целей. Следующий шаг заключается в том, чтобы подумать о двух или трех важных результатах для каждой из ролей, которых вы хотели бы достичь в течение семи дней. Эти результаты могут быть записаны как цели.

Планирование. Теперь, зная цели на предстоящую неделю, вы можете спланировать ваше время таким образом, чтобы эти цели были достигнуты. Например, если целью является разработка первого наброска личной миссии, вы можете зарезервировать для этого двухчасовой блок своего воскресного времени.

С. Кови выделяет в управлении временем следующие недостатки:

неспособность верно расставлять приоритеты;
неспособность или нежелание организовывать себя на основе этих приоритетов;
недостаточная дисциплинированность для того, чтобы действовать на основе приоритетов.

1) целеполагание (четкие формулировки целей); дифференциация на краткосрочные и долгосрочные, большие и малые цели;
2) учет планов и индивидуальных биоритмов человека;
3) продуктивное использование времени ожидания (в общественном транспорте, в очереди, в пробках);
4) фотографирование, а не переписывание документов, схем, материалов (неплохо бы завести "тетрадь для всего", поскольку заметки на бумажках часто теряются);
5) создание сети контактов (networking).

Таким образом, максимально конкретная постановка целей и задач, краткосрочное ежедневное планирование, учет использованного времени и оценка эффективности помогут успешно претворять в жизнь практически любые планы.

Наиболее популярной в мире является методика Getting Things Done (GTD), которую предложил американец Дэвид Аллен. Ее основная идея: перестать хранить дела "в голове", а вести их учет, составляя так называемые to-do-списки. Как только индивид получает задачу на исполнение, он должен ее тут же поместить "в корзину" – временное хранилище информации. Корзиной может быть как реальный лоток для бумаг, так и просто блокнот для записи поступающих дел. Основное предназначение "корзин" – не упустить полезную информацию и получаемые задачи. Согласно данной методике, "корзины" необходимо регулярно "разгребать". Во время этого процесса каждый элемент корзины рассматривается и может переноситься в to-do-списки, в календарь, перепоручаться или просто удаляться. Автор также предлагает организовывать задачи в проекты по принципу системной иерархии. Каждую задачу можно детализировать, разбивая ее на более мелкие шаги. Также GTD вводит понятие контекстного планирования, существующего в привязке к людям, местам и событиям. Например, некоторые задачи могут быть выполнены только на работе или, наоборот, только дома. Группируя дела по контексту "телефон" можно сразу составить список телефонных звонков. Методика Getting Things Done очень строго относится к планированию, но очень подробно расписывает систему тайм-менеджмента, включая туда и основы управления персональной информацией.

На Западе большую популярность приобретает методика Марка Форстера "Автофокус". Она представляет собой, скорее, не систему организации задач, а способ их выполнения. Суть первой версии "Автофокуса" заключается в составлении списка всех дел на нескольких страницах, которые просматриваются друг за другом. Как только на странице обнаруживается задача, которая выделяется по ощущениям как дело, которое хочется сделать, то она выполняется. Если задача при этом не завершается до конца, то она вычеркивается и дописывается в конец списка. Работа на странице продолжается до тех пор, пока задачи не перестанут выделяться. Оставшиеся задачи вычеркиваются из списка. Таким образом прорабатываются все страницы. Данная технология позволяет выполнять те дела, которые действительно хочется сделать, какая-либо задача кажется более легкой, если необходимо совершить выбор между ней и оставшимися задачами. Система позволяет найти баланс между рациональностью и интуицией и хорошо подходит тем людям, которые не любят заранее расписывать крупные планы. Как отмечает автор, многие так увлекаются выполнением задач из списка, что им сложно бывает остановиться. Сторонники данной методологии стараются ее постоянно улучшать, и на данный момент у нее уже есть четыре версии. При этом в разных версиях суть системы остается одинаковой, немного меняется только алгоритм отбора задач. "Автофокус" не связывается с жизненными целями, но предлагает очень подробный и четкий алгоритм оперативного тайм-менеджмента.

Таким образом, мы видим, что существует множество разнообразных методик организации времени. Они не являются взаимоисключающими, и при желании можно использовать комбинации различных методов, выбирая наиболее удобную и подходящую для индивида систему тайм-менеджмента,

С развитием информационных технологий появляется все больше гибких, быстрых и удобных систем личного тайм-менеджмента. При этом развитие интернет-сервисов, а также популярность сверхтонких клиентов (программ, работающих через браузер) приводит к тому, что количество онлайн-средств уже обгоняет количество отдельно устанавливаемых на компьютер программ. Таким образом, при формировании собственного комплекта инструментальных средств можно использовать реальные предметы (блокноты, лотки для бумаг), интернет-сервисы и работающие независимо от наличия сети программы.

Бумажные средства, прежде всего, удобны своей простотой, понятностью и осязаемостью. Например, каждый прожитый день может фиксироваться на отдельном листике в ежедневнике, и форма записи может быть практически любой: все зависит от того, что вы способны нарисовать. Также достоинством реальных инструментов является независимость от энергообеспечения, минимальное время, затрачиваемое на обучение и невысокие требования, предъявляемые к техническим навыкам.

С другой стороны, программы и интернет-сервисы, при должном умении и правильном подборе электронных инструментов для своих нужд, открывают огромные возможности. Например, перенос встреч, дел или других мероприятий происходит за считанные секунды и не требует стираний и зачеркиваний строк в ежедневнике. Программы для ведения списка дел дают возможность создать иерархию задач, а потом проводить необходимые выборки из созданной базы. Например, можно расписать пошагово все свои текущие проекты, ставя их в зависимость от жизненных целей, а потом из этого списка вывести только дела на сегодня или задачи, требующие урегулирования по телефону. В интернете уже достаточно сайтов, которые дают возможность управлять одним из самых важных элементов тайм-менеджмента – списком дел. Есть как сервисы с большой функциональностью, полностью отвечающие методике GTD, так и совсем простые, но зато очень удобные в использовании. Также набирают обороты проекты, реализующие отдельные инструменты самомотивации или организации времени. При этом они предлагают некоторые дополнительные "вкусности", которые не могут дать оффлайн-программы или бумажные средства. Например, сайт worktrek.com позволяет не только вести календарик-пинарик (средство для повышения "ощущаемости" каждого прожитого дня), но и просматривать усредненную статистику по всем пользователям. Проект для ввода регулярных дел в привычку – advirtus.com – помимо осуществления своей основной функции предлагает и интересный социальный инструмент – возможность участвовать в общем рейтинге и брать себе задания, созданные другими пользователями. Достоинством отдельно устанавливаемых программ является отсутствие необходимости в доступе к Интернету. Также они предоставляют лучшие графические возможности, а зачастую и более быстрый и удобный интерфейс. Например, программа для ведения списка дел MyLifeOrganized имеет огромные функциональные возможности, которыми не может похвастаться ни один онлайн-сервис, при желании ненужные элементы можно просто спрятать.

Большим недостатком современных технических средств тайм- менеджмента можно назвать слабую мобильность. Однако многие программы и сервисы уже имеют упрощенные версии для мобильных телефонов, а также при необходимости дают возможность быстро и просто распечатывать материалы. В целом, глядя на развитие электронных инструментов, можно сказать, что они уже сейчас позволяют разным социотипам сделать выбор наиболее удобных для себя средств и если не полностью, то хотя бы частично уйти от традиционного бумажного планирования, выиграв при этом в скорости, возможностях и удобстве.

URL: improvement.ru.

Власова Дарья Александровна

студент 5 курса, кафедра экономики, организации и управления производством ТГНГУ, г. Тюмень

E - mail : vlasova - darya @ mail . ru

Симарова Ирина Сергеевна

научный руководитель, ассистент кафедры экономики, организации и управления производством ТГНГУ, г. Тюмень

Как повысить эффективность работы персонала, когда инструменты материальной мотивации перестают быть действенными? Как получать максимум пользы для Компании от оплаченного времени работника? Это одни из самых важных задач, стоящих перед каждой компанией. Решением этих задач является внедрение системы корпоративного Тайм-менеджмента.

Тайм-менеджмент (ТМ) - это технология организации времени и повышения эффективности его использования.

Технологии управления личным временем изначально разрабатывались для свободного применения людьми, ориентированными на личную эффективность, но со временем инструменты ТМ доказали свою эффективность и в корпоративных культурах.

К инструментам личного тайм-менеджмента относятся:

1. Хронометраж - метод изучения затрат времени с помощью фиксации и замеров продолжительности выполняемых действий. Хронометраж позволяет провести «аудит» и «инвентаризацию» времени, выявить «поглотителей времени».

2. Слон – это крупные и масштабные дела, выполнять которые нужно по частям (образно говоря «есть слона по кусочкам-бифштексам»).

3. Лягушка – это мелкие и неприятные дела, выполнить которые необходимо как можно быстрее.

4. Швейцарский сыр – принцип, согласно которому необходимо начинать выполнять проект не по порядку, а с самого простого и понятного места .

Процесс внедрения ТМ в корпоративную культуру возможен двумя способами.

Первый способ – внедрение «снаружи», т.е. привлечение специализированной консалтинговой компании, которая проведет анализ документооборота, осуществит обучение и предложит готовые решения. Затраты для компании с численностью около 100 человек составят 3‑4 млн. руб. Проведение тренинга по тайм-менеджменту обеспечивает заметный сдвиг в общем понимании проблемы, дает толчок развитию эффективной корпоративной культуры. Но очевидно, что еще более результативен не изолированный, а включенный в определенную систему корпоративного обучения ТМ-тренинг.Сравним корпоративное обучение тайм-менеджменту с посещением фитнес-клуба. Несомненно, даже одна тренировка полезна для здоровья и для поддержания физической формы. Но для достижения высоких результатов нужна системная программа тренировок, разработанная индивидуально, с учетом особенностей организма; необходим персональный тренер; должно быть жесткое расписание тренировок, мотивирующее на регулярное посещение фитнес- клуба.

Второй способ подразумевает внедрение ТМ «изнутри» Компании и состоит из нескольких шагов.

1. Необходимо внедрение так называемой ТМ-бациллы – (согласно определению Глеба Архангельского, эксперта в области управления временем, Генерального директора компании «Организация времени», автора книг по тайм-менеджменту) – это совокупность рациональных и эмоциональных представлений и установок относительно времени и эффективности, «забрасываемая» в организацию, «прививаемая» к корпоративной культуре и создающая в ней аналог того, что в личной работе называется «мышлением, направленным на эффективность», т.е. стремление к повышению эффективности, «прошитое» в мышление людей, а не просто заложенное в формальные процедуры .

Механизм действия ТМ-бациллы – создание начального интереса к рациональному управлению личным (невосполнимым и весьма ограниченным) временем, что приводит к пониманию людьми необходимости оптимизировать корпоративные процедуры и схемы деятельности, а также к самостоятельной работе людей в этом направлении, без давления «сверху». Термин «ТМ-бацилла» восходит к «организационно-трудовой бацилле» отечественного классика организации труда А.К.Гастева, стыкуясь с его концепцией «трудовой установки», стремления развивать и совершенствовать деятельность, которую необходимо прививать рабочему, помимо обучения четкому исполнению стандарта («инструкционной карточки»). Для реализации этого шага необходимо два внутренних тренера в Компании, которые проходят обучение по курсу ТМ (затраты 60‑80 тыс.руб.), которые будут демонстрировать эффективность инструментов на личном примере и будут обучать этим инструментам своих коллег. Тренеры должны быть из разных иерархических уровней для повышения эффективности обучения работников.

2. На шаге «Терминология» происходит внедрение прописанных или проговоренных терминов. Например, «срочная задача» может иметь несколько значений: имеющая определенный срок, неотложная или практически просроченная («нужная ко вчера»). Зачастую большая часть времени работников уходит именно на эту срочную работу в кавычках, а результаты этих реактивных усилий с вероятностью 80 % становятся не актуальными или лежат на рабочих столах не востребованными.

3. После внедрения терминологии происходит формулирование правил организации, «прописанных» в системе корпоративных регламентов, либо в виде неформальных командных договоренностей. Они различаются так: договоренности – «правила хорошего тона» в отношении ко времени друг друга; регламенты – договоренности, исполнение которых подкреплено какими-либо санкциями. Договоренности могут быть различные, например, простые правила, принятые в компании «Вимм-Билль-Данн»:

1) считай время, как деньги. Будь готов к тому, что за ошибку во времени лишишься денег;

2) телефоном – срочное, остальное – почтой;

3) все, что можешь – делай сам. Приходи не с вопросом, а с вариантами решения;

4) не пытайся переложить свою проблему на другого. Будь готов услышать твердое «нет»;

5) отправляя e-mail, обязательно укажи актуальную тему письма и важность;

6) опоздание – зло. Но если уж опаздываешь – предупреди;

7) в любом запросе указывай реальные сроки исполнения. Не «завышай» их, как цену на базаре;

8) критикуешь – предлагай свое решение. Критика без варианта решения – не принимается;

9) не принимать пищу на рабочем месте, т.к. запах еды может кого-то отвлекать или раздражать;

10) два раза в день, в 12:00 и 16:00 все выходят из кабинета на 15 минут для проветривания помещения;

11) если человеку необходимо 1-2 часа времени для важной работы и чтобы его никто не отвлекал, он устанавливает у себя на столе красный флажок. Все его коллеги будут знать об этом и не будут отвлекать .

4. Внедрение «инструментов», которые «не дают сделать неправильно» и сами диктуют образ действий. Примеры инструментов, внедренных в корпоративные культуры:

Примером личных инструментов может быть использование в повседневной работе специально разработанных ежедневников различных форматов, содержащие в себе все необходимые инструменты для управления личным временем; применение инструментов управления временем и задачами в MSOutlook.

Для постоянного совершенствования системы корпоративного ТМ необходимо проведение встреч 1 раз в 3‑4 месяца продолжительностью не более 1 часа для обсуждения новых инструментов повышения эффективности труда.

Опыт внедрения ТМ в компаниях (МДМ Банк, Альфа Банк, Мегафон-Поволжье, РусАл и др.) показал, что эффективность деятельности работников после прохождения тренинга увеличилась на 10‑20% при минимальных затратах.

Экономику ТМ посчитать достаточно сложно, но если прибыль Компании после внедрении ТМ увеличится на 0,5 % то эта сумма, к примеру, для некоторого нефтегазового предприятия составит более 25 млн. руб. в год, что значительно превосходит затраты.

Таким образом, ТМ необходимо внедрять в корпоративные культуры компаний, а также способствовать включению курса ТМ в учебную программу ВУЗов.

В условиях конкуренции время становится важным фактором, влияющим на успешность компании, поэтому Тайм-менеджмент - инструмент экономии невосполнимого ресурса. Результатом корпоративного ТМ является то, что времени становится больше, появляется возможность больше делать, больше зарабатывать, а «не оплачивать хождение рабочих по цеху», как говорил американский промышленник Генри Форд.

Список литературы:

Архангельский Г. А. Организация времени. От личной эффективности к развитию фирмы: монография. – М.: Питер, 2008. – 448 с.
Архангельский Г. А. Корпоративный тайм-менеджмент: Энциклопедия решений. – М.: Альпина Бизнес Букс, 2008. - 160 с.

«Задача менеджмента в XXI веке - научиться управлять эффективностью управленческого и творческого труда».

П. Друкер

Несколько цифр показывают, насколько актуальна проблема повышения производительности труда и эффективного мотивирования сотрудников для российских компаний:

производительность труда занятых в экономике РФ растет в среднем в год на 6,5%, то есть медленнее, чем происходит рост ВВП;

в 2008 году реальная заработная плата увеличилась на 5,9 % по отношению к предыдущему году, а в 2009 году по прогнозу Министерства экономического развития ее рост по отношению к 2008 году составит 3,6 %;

отношение суммарной номинальной заработной платы занятого в экономике населения к объему ВВП в 2006 году составило 33,3%.

Указанные цифры означают следующее:

рост затрат на человеческий капитал далеко опережает само увеличение производимого продукта;

положительная динамика цены человеческого капитала не сопровождается соответствующим ростом отдачи от его применения;

относительная цена труда в России с учетом отечественного потенциала уже высока.

Пока не понятно, сможет ли кризис повлиять на эти обстоятельства, и каким именно образом. Но совершенно очевидно, что в условиях кризиса перед компаниями встает задача меньшей численностью персонала решать более сложные и часто нетиповые задачи по повышению эффективности производства, продаж, маркетинга, а также задача повышения лояльности оставшегося персонала, которая может быть решена, в том числе, и грамотным использованием средств мотивирования и тайм-менеджмента.

Потребность в корпоративном внедрении тайм-менеджмента в обусловлена следующими факторами:

1. Растущие темпы изменений экономической среды требуют передачи сотрудникам организации больших полномочий, оперативного принятия ими самостоятельных решений и самостоятельной организации и планирования своей работы.

2. Возрастает удельный вес нематериальных активов в стоимости организации; эффективность работы ключевых топ-менеджеров и специалистов становится основным фактором успешности все большего числа компаний. При этом крайне затруднен внешний контроль за деятельностью сотрудника, имеющей творческий характер, но повышается актуальность самостоятельной организации таким сотрудником своей работы.

3. Для организаций становятся нормой, а не редким исключением, постоянные существенные изменения деятельности - разработка новых продуктов, выход на новые рынки, внедрение новых инструментов и систем управления. Для топ-менеджеров и специалистов организации, соответственно, становится нормой постоянное увеличение количества и объема решаемых задач, необходимость постоянно изыскивать резервы времени для осуществления проектов, позволяющих организации непрерывно развиваться.

Тайм-менеджмент первоначально сложился как практическая дисциплина, развиваемая в большей степени консультантами по управлению, нежели учеными. Ряд отечественных и западных специалистов по управлению разрабатывали практические технологии планирования, предлагая их менеджерам-практикам в форме книг и учебных курсов.

Как правило, применение либо неприменение технологий тайм-менеджмента оставлялось руководством организации на собственное усмотрение сотрудника. Поэтому в научном менеджменте сравнительно редко затрагивались вопросы самоменеджмента и персональной организации труда. Классики научного менеджмента, например, Ф.У. Тейлор, впервые поставили вопрос о централизованном внедрении технологий персональной организации труда, рассматривая при этом в основном физический труд.

В 20-е годы XX в. директор Центрального Института Труда А. К. Гастев механистическому подходу в таком внедрении «сверху» противопоставил идею «организационно-трудовой бациллы», побуждающей сотрудника организации самостоятельно совершенствовать рабочие процессы. Председатель Лиги «Время» П. М. Керженцев с общей организации труда перенес акцент на время, стал рассматривать его как один из важнейших ресурсов организации и сотрудника.

Наконец, классик западной теории менеджмента П. Друкер, обратив внимание на сложность управления творческим и управленческим трудом «сверху» без задействования самостоятельной инициативы сотрудника, обозначил задачу повышения эффективности управленческого и творческого труда как ключевую для менеджмента в XXI в.

Таким образом, в истории вопроса об управлении временем сотрудника организации можно выделить две основные ветви исследований: классический тайм-менеджмент и направления общего менеджмента, так или иначе затрагивающие вопросы персональной организации труда. Эти ветви в ходе развития сближаются, что делает закономерным постановку вопроса о разработке методов встраивания тайм-менеджмента в корпоративный менеджмент.

Корпоративный тайм-менеджмент - совокупность технологий «встраивания» методов тайм-менеджмента в систему управления организацией.

Таким образом, если корпоративный менеджмент - путь «сверху вниз», от построения системы к эффективности входящих в нее элементов, в частности, эффективному использованию времени сотрудника, то личный тайм-менеджмент - путь «снизу вверх», от персональной эффективности сотрудников к повышению эффективности подразделения или организации.

АНАЛИЗ КОРПОРАТИВНЫХ СТАНДАРТОВ ПО УПРАВЛЕНИЮ ВРЕМЕНЕМ В СБЕРБАНКЕ РОССИИ

Необходимость корпоративного внедрения тайм-менеджмента
Предпосылки и определение корпоративного тайм-менеджмента
Тайм-менеджмент в программе корпоративного университета
Диагностика и аттестация ТМ-навыков
Методика ТМ-аттестации
Корпоративные ТМ-стандарты
Направления дальнейших исследований

«Задача менеджмента в XXI веке — научиться управлять эффективностью управленческого и творческого труда».

П. Друкер

Тайм-менеджмент в классическом понимании этого слова включает в себя всю совокупность технологий планирования, которые применяются сотрудником организации самостоятельно для повышения эффективности использования рабочего времени. При этом применение тайм-менеджмента не является обязательным.

В последние годы все большее количество организаций осознают потребность в централизованном корпоративном внедрении технологий тайм-менеджмента.

7.1. Необходимость корпоративного внедрения тайм-менеджмента

Потребность в корпоративном внедрении тайм-менеджмента обусловлена следующими факторами:

1. Растущие темпы изменений экономической среды требуют передачи сотрудникам организации больших полномочий, оперативного принятия ими самостоятельных решений и самостоятельной организации и планирования своей работы.

2. Возрастает удельный вес нематериальных активов в стоимости организации; эффективность работы ключевых топ-менеджеров и специалистов становится основным фактором успешности все большего числа компаний. При этом крайне затруднен внешний контроль за деятельностью сотрудника, имеющей творческий характер, но повышается актуальность самостоятельной организации таким сотрудником своей работы.

3. Для организаций становятся нормой, а не редким исключением, постоянные существенные изменения деятельности — разработка новых продуктов, выход на новые рынки, внедрение новых инструментов и систем управления. Для топ-менеджеров и специалистов организации, соответственно, становится нормой постоянное увеличение количества и объема решаемых задач, необходимость постоянно изыскивать резервы времени для осуществления проектов, позволяющих организации непрерывно развиваться.

7.2. Предпосылки и определение корпоративного тайм-менеджмента

Как правило, применение либо неприменение технологий тайм-менеджмента оставлялось руководством организации на собственное усмотрение сотрудника. Поэтому в научном менеджменте сравнительно редко затрагивались вопросы самоменеджмента и персональной организации труда. Классики научного менеджмента, например, Ф. У. Тейлор, впервые поставили вопрос о централизованном внедрении технологий персональной организации труда, рассматривая при этом в основном физический труд.

Корпоративный тайм-менеджмент — совокупность технологий «встраивания» методов тайм-менеджмента в систему управления организацией.

Таким образом, если корпоративный менеджмент — путь «сверху вниз», от построения системы к эффективности входящих в нее элементов, в частности, эффективному использованию времени сотрудника, то личный тайм-менеджмент — путь «снизу вверх», от персональной эффективности сотрудников к повышению эффективности подразделения или организации.

7.3. Тайм-менеджмент в программе корпоративного университета

Первым шагом корпоративного внедрения тайм-менеджмента, как правило, является обучение. Но обычный тренинг не дает максимального результата, если его не сопроводить определенными пред- и пост-тренинговыми мероприятиями, не сделать логичным элементом системы корпоративного обучения. Приведем технологию такого встраивания тайм-менеджмента в программу корпоративного университета или учебного центра на примере реального проекта.

Рассказывает Наталья Беккер, менеджер корпоративного университета компании «Вимм-Билль-Данн»:

«Формируя программу корпоративного университета, в первой ступени обучения мы выделили четыре ключевых навыка, необходимых нашим менеджерам: управленческое мастерство, переговоры, презентации и тайм-менеджмент. Участие в программе обучения является не просто добровольным, но и в определенном смысле привилегией.
Сотрудник компании должен обосновать необходимость своего участия в программе. Это существенно повышает мотивацию на обучение».

Обучение тайм-менеджменту в курсе корпоративного университета проходит по следующей схеме:

1) участники тренинга заполняют профилирующие анкеты, позволяющие оценить уровень их ТМ-компетенции и сделать обучение более индивидуализированным;

2) проводится двухдневный тренинг по программе «Тайм-менеджмент: гибкие методы», адаптированной к специфике деятельности компании. В Москве тренинг проводят специалисты компании «Организация Времени»; в регионах — прошедшие специальный курс подготовки корпоративные тренеры;

3) в ходе тренинга участники начинают работу с авторским пособием «Учебный органайзер», являющимся своеобразным «самоучителем по тайм-менеджменту». В нем даны простые упражнения и пустографки, позволяющие закрепить материал тренинга. Участник после тренинга не оставлен «один на один» с тайм менеджментом, у него есть четкий алгоритм действий;

4) через месяц после тренинга проводится 4-часовой пост-тренинг. На нем анализируются успехи и неудачи первого этапа применения тайм-менеджмента. В частности, все участники, полностью прошедшие «Учебный органайзер», получают приз — книгу «Тайм-драйв»;

5) через несколько месяцев после курса участники пишут эссе, отражающие изменения в организации их работы.

Такая схема позволяет существенно повысить эффективность обучения. На каждом этапе корпоративный университет активно взаимодействует с сотрудником, его руководителем и ТМ-тренером, для того чтобы все изучаемые техники находили реальное применение. Одним из любопытных побочных эффектов обучения становится то, что руководители более высоких уровней, видя явные успехи подчиненных в организации времени, сами выражают желание поучаствовать в аналогичных тренингах.

Вот что написал в эссе по итогам курса начальник отдела Тимашевского молочного комбината Евгений Иванов:

Я был назначен на должность начальника отдела информационных технологий. В связи с этим значительно расширился круг обязанностей и полномочий, по сравнению с ранее выполняемой работой. Не все поставленные задачи удавалось решить в срок, приходилось значительно задерживаться на работе, а это приводило к конфликтам в семье.
После тренинга «Личная эффективность» первым делом начал регулярный хронометраж. В результате были выделены поглотители времени, была получена структура затрат времени, появились объективные данные, какие группы дел сколько времени потребляют. Также я создал в MS Excel свой органайзер, в котором расписал цели, стратегические, тактические и оперативные задачи на период текущего года, сделал двухмерный график рабочей недели, создал страничку регулярных дел. На каждого сотрудника отдела заведена своя страничка, в которую вносится задания сотруднику и отметка об исполнении. Этот файл очень помогает организовать мою работу и работу отдела. Большинство запланированных дел удается решить вовремя.
Значительно сдвинулись большие, «важные, но несрочные» задачи, например, наладить управление лицензиями на программное обеспечение на комбинате, что требовало целого комплекса мероприятий. Улучшилась способность видеть части больших задач, определять приоритетность их решения. В итоге большие, казавшиеся неподъемными задачи удается решить.

7.4. Диагностика и аттестация ТМ-навыков

Следующий шаг после организации системы обучения тайм-менеджменту — диагностика тайм-менеджмента в подразделениях и аттестация ТМ-навыков сотрудников.

Диагностика проводится в форме анкетирования по нескольким ключевым критериям. Результатом является построение ТМ-профиля — простой диаграммы, которая отражает ситуацию в компании или подразделении по всем аспектам тайм-менеджмента (рис. 7.1).

Профиль строится на основе данных, полученных от анкетирования команды менеджеров по трем основным направлениям внедрения тайм-менеджмента в компании:

личный тайм-менеджмент — степень владения навыками тайм-менеджмента в среднем по данной группе менеджеров;
командный тайм-менеджмент — качество ТМ-взаимодействия по горизонтали внутри команды;
корпоративный тайм-менеджмент — качество ТМ-взаимодействия менеджера со своими подчиненными.

Анализ построенного ТМ-профиля позволяет выявить проблемные ТМ-составляющие ежедневной деятельности каждого сотрудника, подразделения и организации в целом. Проведение повторного анкетирования (после завершения обучения) позволяет оценить его эффективность.

Рис. 7.1. ОАО «Банк24.ру» — ТМ-профиль команды топ-менеджеров

ТМ-диагностика позволяет оценить общее владение ТМ-навыками команды менеджеров. Одновременно или раздельно с ней может применяться методика ТМ-аттестации , служащая для оценки личных ТМ-навыков каждого руководителя или специалиста.

«В ходе развития нашего бизнеса мы пришли к выводу, что без повышения внутренней корпоративной эффективности и в первую очередь эффективности личной, стремительное развитие и выигрыш на высоконкурентном поле невозможен. Лично мне очень помогло использование учебного органайзера, этот инструмент оказался как раз для меня — все разжевано и готово к немедленному употреблению, тем не менее, есть возможность подстроить все под себя.
На сегодняшний день весь персонал нашего банка прошел корпоративный тренинг по тайм-менеджменту. Последовательно, шаг за шагом, мы провели обучение всех сотрудников основам организации времени. Удивительно, что персонал воспринял эту учебу не как «нечто, насаждаемое сверху», а именно как возможность научиться «искусству успевать», необходимость освоения которого давно назрела. Параллельно проводились диагностика тайм-менеджмента на уровне топ-менеджеров и в подразделениях, а также аттестация ТМ-навыков персонала.
Банк24.ру первым среди российских кредитных учреждений получил сертификат соответствия международным стандартам качества ISO 9001:2000. Процесс подготовки к сертификации показал, что ТМ стал нам хорошим другом и помощником. Сегодня тайм-менеджмент является корпоративным стандартом для всего персонала Банка.»
Дьяконов Б., канд. пед. наук, исполнительный директор ОАО «Банк24.ру».

«Десять заповедей тайм-менеджмента»

Диагностический ТМ-профиль строится на основании оценок по десяти основным критериям, охватывающим все ключевые аспекты тайм-менеджмента. Число «десять» выбрано исходя из того, что каждому критерию сопоставляется «заповедь тайм-менеджмента». Как выразился один руководитель корпоративного ТМ-проекта, «что-то должно остаться после того, как все забудется». Таким «сухим остатком» и должны быть «Десять заповедей тайм-менеджмента» (табл. 7.1).

Таблица 7.1. Критерии и заповеди тайм-менджмента

ТМ-критерии	ТМ-заповеди
Материализованность и обозримость задач и информации	Материализуйте мысли и задачи. Находясь «в голове», они не контролируемы
Измеримость результатов, времени и эффективности	Хотите управлять — измерьте. Управляйте на основе фактов, а не мнений.
Системность, согласованность, скоординированность работы	Систематизируйте работу: объединяйте по смыслу, структурируйте. Нет системы — нет результата
Гибкость деятельности, простота планирования, оперативность реагирования	Планируйте максимально просто и гибко. Повышайте скорость реагирования на изменения
Целеориентированность, определенность направления	Формулируйте цели. Оценивайте любое действие по вкладу, который оно вносит в достижение целей
Приоритезированность, сфокусированность на главном	Выделяйте важнейшее. Начинайте с него, уделяйте ему лучшее время и силы
Инвестиционность, ориентация на развитие	Инвестируйте время в будущее. Это очень трудно делать, но это окупается
Своевременность исполнения	Ловите удачные возможности. План — средство это делать, но не самоцель
Контролируемость исполнения	Создавайте обзор делегированных задач и мониторинг исполнения. Все должны знать, что вы «ничего не забываете» и всегда добиваетесь своего
Легкость работы	Управляйте рабочей нагрузкой; работайте «меньше, но умнее». Загнанный как лошадь менеджер — профнепригоден
Внимание к эффективности	Выработайте «чувство времени» и «чувство эффективности». Остальное — приложится

Вкратце остановимся отдельно на каждом критерии.

1. Материализованность. Эффективный тайм-менеджмент начинается с материализации задач, мыслей, планов, договоренностей. Наличие всех задач на внешних носителях (желательно электронных) позволяет в личной работе освободить мышление для приоритетных вопросов и сократить расходы времени на поиск информации. В командном тайм-менеджменте материализация помогает избежать «незаменимости от неорганизованности», легко передавать задачи по горизонтали. В частности, грамотно налаженная материализация задач снижает ряд рисков, связанных с увольнением сотрудников. Уволившийся сотрудник может унести с собой бумажный ежедневник с полезными контактами, но он не сможет унести налаженную в MS Outlook систему обзора задач, структурированную по определенным, всем известным правилам.

2. Измеримость. Необходимость количественного измерения показателей в общем менеджменте — практически аксиома. То же самое верно в отношении и личного, и командного тайм-менеджмента. Только введение объективных количественных показателей позволяет по-настоящему системно управлять временем. Как правило, показатели применяются при хронометраже для анализа расходов времени. Например, «доля времени на приоритетные задачи», «расход времени на задачи, которые выполнял сам, хотя мог бы делегировать».

В ходе корпоративного проекта в группе компаний «MC-Bauchemie-Russia», входящей в тройку лидеров российского рынка строительных смесей, руководитель одного из департаментов искал способ «замотивировать» подчиненных на самостоятельное внедрение тайм-менеджмента, преодолеть естественное недоверие к новой технологии. Сработал простой прием. На видном месте был повешен лист бумаги, на котором в ходе рабочего дня отмечались основные задачи, решенные за день. В конце дня красным отмечались «авральные» задачи, которых нередко бывало более 50%. Этот простой измеритель позволил наглядно продемонстрировать сотрудникам важность планово-предупредительных работ, время на которые до того выделялось с трудом. Более того, сотрудники сами составили график планово-предупредительных работ и сами распределили между собой обязанности по его выполнению. Благодаря простому измерителю люди поняли: выгоднее сегодня вложить час в предотвращение пожара, чем завтра потратить неделю героических усилий на его тушение.

3. Системность. В личной работе этот критерий оценивает согласованность задач и проектов, «синергетический эффект» их взаимодействия. В командном тайм-менеджменте это один из ключевых критериев, отвечающий на вопрос: «Является ли команда единым целым, результативность работы которого выше суммы результатов каждого входящего в команду менеджера?»

4. Гибкость. Тайм-менеджмент часто отождествляют с жестким планированием, «расписыванием себя по минутам». Но план — не самоцель. Планы как в личной, так и в командной работе должны быть максимально простыми, гибкими, позволяющими легко «ловить» возникающие возможности.

5. Целеориентированность. Деятельность может быть суматошной реакцией на внешние раздражители или четкой логической последовательностью задач, каждая из которых работает на ясно сформулированные цели. В командной работе этот критерий оценивает понятность целей для всех членов команды и согласованность их движения в едином направлении.

6. Приоритезированность. Этот критерий позволяет оценить степень «загруженности текучкой», долю времени, выделяемую на приоритетные задачи. Как правило, именно в направлении приоритезированности лежат самые результативные действия на ранних этапах внедрения тайм-менеджмента. Ведь практически любой организации хорошо знакома проблема «текучки», которая по какому-то непонятному закону природы всегда растет в объемах.

7. Инвестиционность. Любая выполняемая в личной или командной работе задача может давать результаты. Но она же может в большей или меньшей степени работать на развитие, создавать новые возможности для будущих результатов. В идеале все задачи работают на развитие, создают «инвестиции в будущее».

В корпоративном ТМ-проекте в сибирском банке ОАО «Омскбанк» в практику заседаний Правления введены обязательные «15 минут на тайм-менеджмент». В ходе этих ТМ-совещаний председатель Правления делится опытом личного освоения очередного инструмента «Учебного органайзера» и получает от топ-менеджеров мини-отчеты по сделанным ими ТМ-шагам. Аналогичные совещания один из заместителей председателя Правления регулярно проводит со средними менеджерами. Таким образом удается решить одну из проблем тайм-менеджмента: «Как выделить время на то, чтобы заняться организацией времени?»

8. Своевременность. Этот критерий оценивает как своевременность в плане соблюдения сроков выполнения задач, так и своевременность осуществления проектов, не привязанных к жесткому времени, что возможно только при гибкой системе планирования, оперативно реагирующей на возникающие благоприятные возможности.

9. Контролируемость. Если вы поставили задачу подчиненному или договорились о чем-то с коллегой, насколько вы можете быть уверены в исполнении? Потребуется ли много раз напомнить об этой задаче?

В ходе ТМ-проекта в коммерческом отделе компании Comstar Telecommunications были разработаны простые Excel-формы контроля задач секретарем, включающие регламент для секретаря, формы контроля задач, формы мониторинга проектов (процессов). Внедрена процедура сбора информации секретарем — задействуются e-mail, устные распоряжения коммерческого директора, расшифровка диктофонных записей, сделанных в ходе совещаний и в нерабочее время. С определенной периодичностью секретарь в соответствии с регламентом собирает информацию о статусе задач и проектов с исполнителей для доклада топ-менеджеру. Коммерческий директор компании по итогам очередного этапа ТМ-проекта назвала «Excel-систему для секретаря» одним из трех лучших результатов, наряду с внедрением диктофона и системы обзора стратегических задач.

10. Легкость. Этот критерий оценивает степень напряженности как личной работы, так и взаимоотношений в команде и с подчиненными. При идеально налаженном личном, командном и корпоративном тайм-менеджменте личная работа и взаимодействие с коллегами перестают быть «напрягом», не требуют постоянных мучительных усилий.

Дополнительно к оценке по десяти критериям ситуация оценивается по одному интегральному критерию — «Внимание к эффективности», описывающему уровень уважения к своему и чужому времени в целом, осознание важности вопроса, его «внедренность» на уровне само собой разумеющихся принципов командного взаимодействия.

Анкетирование и оценка достоверности данных

Для построения ТМ-профиля сотрудники диагностируемого подразделения отвечают на вопросы анкеты, включающей 33 «multiple choice» (11 критериев, каждое оценивается по 3 направлениям). Пример оценки материализованности тайм-менеджмента по личному и командному направлениям можно видеть в табл. 7.2.

Таблица 7.2. Пример вопросов диагностической анкеты

Критерий 1: Материализованность и обозримость задач и информации
	1. Личный тайм-менеджмент	2. Командный тайм-менеджмент
	Практически все мои задачи и полезные мысли (значимая информация, и т. п.) существуют в легко обозримом электронном виде (в MS Outlook, в виде e-mail или отдельных файлов, и т. п.)	Практически все задачи передаются коллегам в электронном виде. По итогам устных обсуждений обязательно фиксируются и отсылаются ключевые мысли
	Большинство моих задач и мыслей существует в электронном виде, незначительная часть (до 20-30%) — в бумажном. Обзор задач достаточно прост и удобен	Большинство задач передается «по горизонтали» в электронном виде, незначительная часть в бумажном. Итоги большинства устных обсуждений фиксируются письменно
	Большинство моих задач и мыслей (70% и более) фиксируется в бумажном виде (в ежедневнике, в виде отдельных документов), оставшееся — в электронном	Большинство задач передается в бумажном виде. Фиксируется незначительная часть устных договоренностей
	До 20-30% задач и значимой информации не фиксируется письменно	До 20-30% задач (просьб, договоренностей) передается «по горизонтали» устно
	Большинство моих задач и значимой информации я храню в памяти	Большинство задач передается устно
Заповедь 1: Материализуйте мысли и задачи. Находясь «в голове», они не контролируемы

Аналогично респондент оценивает состояние дел по остальным критериям и направлениям. Нетрудно заметить, что из вопросов видны «социально ожидаемые» ответы. В этой социальной ожидаемости, кроме очевидных минусов (искажение данных в сторону «правильных» ответов) есть и плюсы. Они заключаются в том, что в форме анкетирования фактически осуществляется внедрение ТМ-принципов в корпоративную культуру. Сопоставляя себя с очевидным из анкеты ТМ-идеалом, менеджер примеряет к себе этот идеал и понимает, к чему нужно стремиться. Это весьма важный эффект применения методики: грамотность в вопросах тайм-менеджмента часто оставляет желать лучшего у менеджеров далеко не последних российских компаний.

Для нивелирования эффекта социальной ожидаемости анкетирование проводится только анонимно, о чем предупреждаются все его участники. Профиль составляется по команде менеджеров в целом и не является основанием для каких-либо «репрессий». Важно учитывать, что методика ТМ-диагностики не является методикой аттестации сотрудников или подразделений. Задача методики — выявить наиболее приоритетные направления развития ТМ-навыков менеджеров и их командного взаимодействия.

«Завышенные» ответы выявляются в ходе детального анализа ТМ-профиля и матрицы ответов.

ПРИМЕР
Выдержка из отчета для руководства финансового холдинга
«Высокие показатели по критерию приоритезированности могут быть поставлены под сомнение при сопоставлении с низкими показателями по инвестиционности. Не исключено, что в команде отсутствует общее представление о том, что такое «приоритетная задача». Возможно, под приоритетным понимается «срочное и/или обязательное/неизбежное», но не «работающее на стратегическую перспективу, создающее возможности выхода на новый качественный уровень».

Еще один пример, достаточно типичный, когда «в целом все хорошо», но детальный анализ показывает, что это не совсем так.

ПРИМЕР
Обращает на себя внимание противоречие между высокой оценкой командного отношения ко времени у значительной доли респондентов (50%) и низкой оценкой по своевременности исполнения «переданных по горизонтали» задач в командном взаимодействии, выявленные в анализе по критерию своевременности.
Оценка «Отношение ко времени в команде хорошее» на фоне «Достаточно часто коллеги не укладываются в оговоренные сроки» означает, что в команде нет четкого понимания, что такое «эффективная работа команды».

Наконец, оценка достоверности результатов проводится в ходе анализа внутренних корреляций в матрице ответов.

Кроме формализованных вопросов по набору критериев, анкета содержит также шесть открытых вопросов. Менеджеру, заполняющему вопросник, предлагается в произвольных терминах описать нынешнее и желаемое состояние в области личного, командного и корпоративного тайм-менеджмента.

ПРИМЕР
Оценка состояния личного тайм-менеджмента руководителя отдела нефтеперерабатывающей компании
Нынешнее. «Стараюсь каким-то способом отсистематизировать поток информации и спланировать свою деятельность. Пока вроде успеваю, но боюсь, что меня захлестнет этот поток, и тогда придется уже плыть против течения».
Желаемое. «Информация входит — систематизируется — распределяется — выполняется, сам занимаюсь главными вопросами в плановом режиме».

Открытые вопросы позволяют уточнить и «наполнить красками» оценки, получаемые в формализованной анкете. Например, в приведенном случае ответы руководителя явно коррелировали с низкими показателями по материализованности, т. е. обзору задач и информации, и инвестиционности, т. е. возможности выделять время на долгосрочные задачи, не дающие сиюминутных результатов.

Интерпретация результатов диагностики

Результаты анкетирования представляются тремя основными блоками.

1. Анализ обобщенного профиля.

2. Анализ по наиболее «проблемным» критериям с учетом статистики распределения ответов респондентов в группе.

4. Анализ обобщенного профиля позволяет выявить основные проблемы и их взаимосвязи. Например, нехватка времени на перспективные задачи (низкие показатели по критерию инвестиционности) часто бывает очевидным образом связана с плохо налаженным обзором и структурированием информации (низкие показатели по материализованности) и перегруженностью руководителя многочисленными незначительными запросами коллег и подчиненных (низкие показатели по «вниманию ко времени» в команде и/или подразделении).

На рис. 7.2 отображена статистика распределения ответов по критерию «Инвестиционность». По горизонтальной оси отмечен балл оценки, по вертикальной — количество респондентов, выбравших эту оценку.

Рис. 7.2. Распределение ответов респондентов внутри группы

При анализе приводится взятая из анкеты расшифровка наиболее статистически значимых ответов (т. е. оценок, выставленных большинством членов команды). Показатели, приведенные на графике (рис. 7.2), расшифровываются так:

личный тайм-менджмент, оценка 0: Время на «инвестиции в себя» в принципе выделяется, но далеко не в таком количестве, как хотелось бы;
командный тайм-менджмент, оценка 1: В нашей команде сознательно выделяются время, энергия и ресурсы на проекты «инвестиционного» характера. У нас нет проблемы «некогда учиться», «нет времени внедрять новые технологии». Но при этом 20–30% времени все равно занимает деятельность, дающая только краткосрочные результаты;
корпоративный тайм-менджмент, оценка 0: В моем подразделении и моими подчиненными в принципе уделяется внимание работам перспективного характера, но в центре внимания все-таки — краткосрочные результаты, их легко измерить и по ним оценивают нашу деятельность.

Уже сами эти оценки позволяют получить некоторое представление о ситуации. Результатом обработки анкет является «портрет», составленный из наиболее статистически весомых выбранных ответов. Анализ и сопоставление оценок позволяют получить дополнительные выводы.

ПРИМЕР
В целом ситуацию с инвестиционностью, исходя из приведенных данных, можно оценить следующим образом: «В нашей команде топ-менеджеров время на перспективные дела выделяется в достаточном количестве, а вот в моей личной работе и во вверенном мне подразделении — нет».
Реально это означает, что руководство заказчика уделяет большое внимание задачам «инвестиционного» характера и создает соответствующее давление на топ-менеджеров. Но большинство руководителей не транслирует это давление «вниз» — на свое подразделение, а также на свою личную работу.

Рис. 7.3. Пример элемента «Карты проблем и решений»

В ходе как общего, так и детального анализа ТМ-профиля каждый тезис анализа иллюстрируется схемой причинно-следственных взаимосвязей проблем и их источников (рис. 7.3).

3. Заключительным этапом анализа является формулирование рекомендаций и сведение всех схем в единую Карту проблем и решений, дающую обзорный взгляд на все предстоящие ТМ-мероприятия.

7.5. Методика ТМ-аттестации

ТМ-диагностика позволяет оценить общую ситуацию с тайм-менеджментом в команде менеджеров. Одновременно или раздельно с ней может применяться методика ТМ-аттестации, служащая для оценки личных ТМ-навыков каждого руководителя или специалиста.

Одной из классических методик оценки менеджеров является «аттестация по методу 360/270/180 градусов». Ее основные идеи:

1. Один из самых сильных мотиваторов для человека — мнение коллег. Чтобы донести до сотрудника необходимость развиваться и работать более эффективно, нужно с помощью процедуры анкетирования дать ему возможность узнать, что реально думают коллеги о его управленческих качествах.

2. Лучше всего способны оценить человека те, кто с ним работает. В 360°-аттестации собирается структурированное мнение о сотруднике всех, кто наиболее плотно с ним взаимодействует: руководства, коллег, подчиненных; иногда клиентов. В 270°-аттестации — только коллег и руководства, в 180°-аттестации — только коллег. Для диагностики тайм-менеджмента применяется 270°-аттестация.

3. Аттестация является инструментом управления, а не основанием для «репрессий». Обратная связь от коллег — сильный мотиватор при условии ее объективности. Объективности можно достичь только при анонимности анкетирования и отсутствии «оргвыводов» по итогам аттестации.

Ключевым моментом аттестации является ознакомление сотрудника с результатами его оценки коллегами в форме структурированной беседы с его непосредственным руководителем. В ходе беседы заполняется Личный план повышения эффективности , исполнение которого регулярно контролируется.

Для аттестации применяется вопросник, который анонимно заполняют несколько коллег аттестуемого. Структура вопросов отражает структуру «ТМ-заповедей», что делает результаты ТМ-диагностики и ТМ-аттестации сопоставимыми и позволяет применять их в едином комплексе. В качестве примера приведем несколько первых вопросов, соответствующих критерию «материализованность»:

1. В ходе встреч и рабочих совещаний аттестуемый сотрудник письменно фиксирует основные мысли (результаты, договоренности) и в дальнейшем пользуется этими записями, например, при последующих встречах.

3. Аттестуемый сотрудник легко и быстро находит у себя и выдает нужную информацию по вашему запросу или запросу других коллег.

Затрудняюсь оценить

7.6. Корпоративные ТМ-стандарты

Диагностикой и аттестацией внедрение тайм-менеджмента в компании может не ограничиваться. Для закрепления техник планирования времени могут разрабатываться корпоративные ТМ-стандарты. Их можно разделить на несколько логических уровней.

1. Язык, глоссарий тайм-менеджмента. Слова «срочность», «важность» и аналогичные могут пониматься совершенно по-разному. Для одного подразделения «важная» задача — имеющая серьезные финансовые последствия, для другого — поставленная руководителем высокого уровня. В идеале термины, относящиеся к планированию времени, в компании должны быть прописаны. В любом случае, «в первом приближении» задача формирования общего языка решается на тренинге.

2. Договоренности — общие «правила хорошего тона» в отношении времени.

ПРИМЕР
Возник вопрос к коллеге — не звони сразу, запиши, и потом задай несколько вопросов одним блоком.

Такие правила могут быть устными или закреплеными в письменной форме, в форме плакатов, табличек и т. п.

3. Регламенты — договоренности, исполнение которых подкреплено санкциями (как формально-корпоративными, так и игровыми).

ПРИМЕР
«Получивший e-mail без заполненного поля «Тема» имеет право стереть его, не читая; вина за нерешенный вопрос будет на отправившем» либо «Ведущие ежедневник по заданному стандарту планирования имеют преимущественное право на элементы гибкого графика в работе».

4. Вещи, инструменты — доски планирования, готовые пустографки, бланки и т. п., «воплощающие» в себе грамотные техники работы.

Важнейший инструмент воплощения корпоративных стандартов — готовые настройки в корпоративной системе личного и командного планирования, как правило, это MS Outlook либо Lotus Notes. В настройках календаря и задач применяются принципы и техники тайм-менеджмента.

ПРИМЕР
«Жесткие встречи выделяются в календаре синим, бюджетируемые — зеленым, категория «День» содержит задачи на сегодня, категория «7-контроль» просматривается раз в неделю.
В Департаменте не было единого стандарта личного тайм-менеджмента. MS Outlook, как и в большинстве российских компаний, использовался как почтовая программа и отчасти как календарь; задачи применялись реже. Планирование с использованием только раздела «Календарь» (жесткое планирование) не обеспечивало гибкости в условиях изменчивой внешней среды.
Для оптимизации командного тайм-менеджмента была применена методика контекстного планирования, дополняющая классическое жесткое (календарное) планирование. «Гибкие» задачи распределяются по «контекстам», к которым привязано выполнение этих задач, — людям, местам, проектам и т. п. При таком подходе задачи выполняются гораздо быстрее, при этом не нужно загонять себя в рамки жесткого плана, который все равно не осуществится. Возможности настройки панели задач в MS Outlook позволяют, придерживаясь общей идеологии планирования, адаптировать обзор задач под себя.
Гибкий подход к планированию задач полностью соответствует нашей мультипроектной специфике работы. Повышение эффективности планирования и исполнения задач можно приблизительно оценить как минимум в 10-15%. Прямой финансовый эффект мы не подсчитывали, но для нашего подразделения, управляющего многочисленными проектами с бюджетами в десятки и сотни тысяч долларов, потенциальная экономия средств компании как минимум в несколько раз превышает наши затраты на внедрение тайм-менеджмента.»
Селютин А., зам. директора Департамента информатизации ОАО «РАО ЕЭС России»

ТМ-регламенты и командные договоренности

Первым шагом внедрения корпоративных ТМ-стандартов является формализация языка, понятийного аппарата: что есть «приоритетность» задачи, «срочность» и т. д.

Следующий шаг после стандартизации языка деятельности — формулирование правил ее организации, формализованных в системе корпоративных регламентов либо существующих в виде неформальных командных договоренностей. При этом наиболее тонкий вопрос — соблюдение баланса между свободой и принуждением, корпоративное вмешательство в те аспекты техники личной работы сотрудника, которые значимы для эффективности фирмы.

Пример стандарта: алгоритм планирования дня

Стандартизацию корпоративного тайм-менеджмента лучше начинать с самых понятных, легко внедряемых вещей. Одним из таких простых первых шагов является стандарт планирования рабочего дня (в ежедневнике или MS Outlook). Основой такого стандарта может быть «жестко-гибкий» алгоритм планирования дня, позволяющий, не прибегая к слишком жесткому планированию, тем не менее успевать выполнить ключевые задачи. Стандарт, первоначально созданный для одной из московских компаний, выглядит следующим образом.
Стандарт: правила ведения ежедневника
Организация времени сотрудника компании — это не его «личное дело».
Ваша организованность — это мера вашего уважения к коллегам и клиентам.
Ваша пунктуальность — это верный признак, по которому судят о ваших деловых качествах.
Приходить на встречи вовремя, перезванивать именно когда договорились, укладываться в намеченные сроки — это такой же признак культурного человека, как ежедневно чистить зубы.
Правила планирования в ежедневнике
1. «Самая острая память тупее самого тупого карандаша». Все ваши встречи, задачи и контакты в обязательном порядке материализуйте в письменном виде.
2. Неряшливость в обзоре дел — признак неряшливости в голове. Пишите четким разборчивым почерком, применяйте разные цвета. Если используете условные обозначения, обязательно перечислите их на первой странице ежедневника.
3. Контакты — валюта бизнеса. Любую контактную информацию фиксируйте не на оборванных бумажках, а в отдельном разделе ежедневника. Обязательно указывайте полные тему контакта, фамилию, имя, отчество, компанию, должность, раб. и моб. телефоны, e-mail и т. п.
Сверяйтесь с планом в течение дня и корректируйте его при изменении обстоятельств. План — не «закон». План — инструмент ориентации в обстановке. План — инструмент достижения результатов.

«Вещи» как носители корпоративных стандартов

Стандарт, закон, правило, которые нужно сначала прочитать, а потом применять, не максимально эффективны. Идеальный корпоративный стандарт не записан на бумаге, идеальный стандарт воплощен в какой-либо вещи, которая «не дает сделать неправильно», сама диктует нужный образ действий.

ПРИМЕР
Простейший
Хрустальная ваза в зале для совещаний одного банка. Она несет в себе нигде не записанное, но всем известное правило: опоздавший на совещание должен положить в нее 500 рублей, в фонд корпоративных культурных мероприятий.
Более сложный
На тайм-менеджерском семинаре сотрудники некоммерческой организации, занимающейся реализацией международных образовательных программ и проектов, стандартизировали эффективный способ командной работы с госорганами. Было решено завести на видном месте лист ватмана, на который каждый сотрудник, собирающийся с серьезной задачей в какой-либо комитет или министерство, прикреплял стикер с соответствующим «извещением» для остальных. Его коллеги могли добавлять стикеры с мелкими попутными задачами: «осведомись, пожалуйста, у Иванова из соседнего отдела о том-то», «забери у Петрова для меня такие-то документы» и т. п. Таким образом удалось существенно сократить расходы времени на поездки, эффективно ввести в командную работу новое правило, не создавая при этом никакого формального регламента.

Если в деятельности компании активно используются информационные технологии, могут быть чрезвычайно полезны готовые текстовые блоки и формы в соответствующих программах, например, в MS Outlook можно настраивать пользовательские формы представления задач, включая в них необходимые при постановке задачи поля. Такая форма, появляясь перед менеджером при постановке задачи для подчиненного, сама «напомнит», какие значимые параметры задачи необходимо указать.

«Одним из направлений работы в проекте внедрения тайм-менеджмента была формализация процесса согласования договоров. Для управления процессом была разработана форма задачи, определяющая основные параметры отслеживаемого договора (рис. 7.4, 7.5). Форма создана без программирования, на базе «штатных» возможностей MS Outlook и содержит две вкладки: «Контроль» (для руководителя, ставящего задачу), и «Исполнение» (для сотрудника, ответственного за проведение договора)».
Рис. 7.4. Форма согласования договоров
Руководитель задает на вкладке «Контроль» основные параметры договора, после чего отправляет задачу исполнителю с помощью функции «Назначить». Сотрудник, получивший задачу, на вкладке «Исполнение» видит весь порядок своих действий и отмечает их осуществление.
Все изменения, вносимые исполнителем в задачу, отображаются в «материнской» задаче у руководителя. Также у руководителя настроено специальное табличное пользовательское представление, дающее обзор всех договоров. В этом представлении руководитель может изменять приоритетность договоров в зависимости от текущей ситуации, контролировать сроки их согласования, видеть статус договора — его согласованность с различными департаментами. Средства автоматического форматирования позволили настроить простую сигнальную систему, выделяющую договоры разными цветами и шрифтами в зависимости от близости планового срока согласования к сегодняшнему дню. Эта простая обзорная матрица сделала процесс согласования договоров более «прозрачным» и управляемым, позволила более жестко ставить и отслеживать целевые ориентиры по срокам прохождения договора.
Селютин А., зам. директора Департамента информатизации ОАО «РАО ЕЭС России»

Рис. 7.5. Отображение этапов согласования договора

Завершая тему корпоративных стандартов, стоит заметить, что, как говорили древние римляне, наилучший закон — это всего лишь фиксация устоявшегося обычая. Наилучший стандарт во многих случаях — формализация приемов, которые люди нашли и ввели в обиход сами. Именно такие стандарты бывают наиболее работоспособны, просты и эффективны.

7.7. Направления дальнейших исследований

Теме корпоративного внедрения тайм-менеджмента всего несколько лет. Впервые она заявлена в монографии Г. А. Архангельского «Организация времени: От личной эффективности к развитию фирмы», первое издание которой вышло в 2003 г. Естественно, в столь молодом направлении тайм-менеджмента существует масса интересных возможностей для исследователя.

Одно из ключевых таких направлений — оценка экономической эффективности внедрения тайм-менеджмента в зависимости от характера деятельности подразделения, в котором он внедряется. Можно наметить несколько направлений такого рода исследований. Например, в подразделениях, непосредственно «продающих время» сотрудников (аудитора, консультанта, юриста), экономия времени, напрямую выражается в деньгах в зависимости от размера стоимости часа этого специалиста для клиента.

1. Отделы продаж. При уменьшении расходов времени менеджеров по продажам на вспомогательные операции и увеличении — на непосредственное общение с потенциальными клиентами можно прогнозировать практически прямо пропорциональное увеличение объемов продаж (возможны исключения, обусловленные рыночной ситуацией). Также целесообразна оценка скорости реагирования на запросы потенциальных клиентов и сравнение ее с аналогичными параметрами работы конкурентов, как одного из ключевых факторов конкурентоспособности.

2. Сервисные подразделения, непосредственно взаимодействующие с клиентом. В данном случае при эффективной организации времени увеличивается качество сервиса для клиента, которое может быть связано с финансовыми показателями через ценовую политику, политику скидок, сравнение с ценовой политикой и уровнем сервиса конкурентов.

3. Внутренние подразделения, не взаимодействующие с клиентом. В данном случае связь временных показателей с финансовыми может быть проведена через размеры фонда оплаты труда либо уровень лояльности персонала (более организованная и предсказуемая деятельность, меньшее количество стрессов и «переработок» повышают лояльность сотрудника, которую нетрудно связать с финансовыми показателями в условиях недостаточного качества предложения на рынке труда).

Отдельного исследования заслуживает тайм-менеджмент в работе топ-менеджеров и ключевых специалистов. Здесь возможна двоякая оценка:

1. Непосредственная оценка стоимости сэкономленного времени через размер компенсации топ-менеджера.

2. Оценка скорости продвижения ключевых проектов через установление связи увеличения еженедельного бюджета времени, которое топ-менеджер может уделять руководимому им проекту, со снижением сроков реализации этого проекта. Скорость реализации проектов, направленных на развитие компании (внедрение новых систем управления, запуск новых продуктов и т. п.), как правило, допускает прямое либо косвенное связывание с финансовыми показателями работы компании.

Решение обозначенных задач оценки экономической эффективности внедрения корпоративного тайм-менеджмента является одним из приоритетных направлений развития российской научной школы тайм-менеджмента. Их решение будет существенным вкладом как в развитие научной дисциплины тайм-менеджмента, так и в практику управленческого консультирования, и соответственно, в повышение эффективности и конкурентоспособности российских предприятий.